Menedżer w bibliotece pedagogicznej
Dynamiczny rozwój nauki i szybki postęp techniczny, przemiany zachodzące wewnątrz i na zewnątrz biblioteki powodują zmiany w założeniach organizacyjnych i metodach administrowania biblioteką. Zmiany te spowodowały podjęcie działań zmierzających do poszukiwania nowych rozwiązań w zarządzaniu biblioteką. W obecnej rzeczywistości same kwalifikacje nie wystarczają do skutecznego zarządzania biblioteką. Zdobywanie umiejętności i kompetencji menedżerskich – zarówno na studiach podyplomowych jak i w drodze indywidualnego rozwoju – staje się dziś jednym z nadrzędnych i priorytetowych zadań stojących przed polskim bibliotekarstwem.
Termin „administracja” w wielu publikacjach rozumiany jest wieloznacznie. […] Najczęściej jednak identyfikuje się go z kierowaniem i zarządzaniem, organizowaniem, jednostką administracyjną wykonującą funkcje administracyjne, funkcją zespołową i czynnościami indywidualnymi kierowników1. Zatem administrację biblioteki można utożsamić z kierowaniem i zarządzaniem biorąc za podmiot kierowania kierownika całej biblioteki, kierowników poszczególnych działów lub kierowników filii.
W ogromie informacji dotyczących zarządzania i kierowania można spotkać wiele określeń definiujących kierownika, menedżera współczesnej rzeczywistości. Przytoczę tu trzy określenia:
1. Kierownik <<(manager) osoba kierująca pracą innych ludzi w ramach ustalonej struktury w danej organizacji.>>2
2. Kierownik << Menedżer, menadżer (z angielskiego - "manager"), osoba zarządzająca przedsiębiorstwem względnie wydzielonym obszarem jego działalności.>>3
3. […] Menedżer to kierownik samodzielnie i twórczo, a jednocześnie sprawnie i efektywnie – w ramach szerokich kompetencji – zarządzający przedsiębiorstwem lub instytucją, czyli właśnie kierownik profesjonalny, wyspecjalizowany fachowiec od zarządzania.4
Można przyjąć, że pojęcie „kierownik” i „menedżer” funkcjonują zamiennie. Osoba zatrudniona na stanowisku kierowniczym, powinna posiadać wielostronną wiedzę i umiejętności niezbędne do kierowania ludźmi i zarządzania biblioteką w warunkach zmieniającej się rzeczywistości, w której działa.
Zadaniem menedżera biblioteki, bez względu na wielkość zarządzanej przez niego placówki powinno być:
- kierowanie własnym rozwojem i działaniami, zdobywanie nowych umiejętności i doskonalenie cech osobistych;
- kierowanie ludźmi poprzez zrozumienie ich potrzeb i oczekiwań oraz właściwe wykorzystanie ich umiejętności i uzdolnień dla dobra biblioteki;
- kierowanie rozwojem biblioteki poprzez dobrą znajomość je celów i misji, jej słabych i mocnych stron oraz zagrożeń i szans, jakie stwarza otoczenie, rozwiązywanie i podejmowanie problemów, podejmowanie decyzji oraz wprowadzanie ich w życie.
Nauka dostarcza nam ciągle nowych teorii opisujących zarówno proces zarządzania, jak i cały szereg okoliczności, które mu towarzyszą na różnych szczeblach zarządzania i zachodzą w różnym czasie.
Zarządzanie współczesną biblioteką pedagogiczną, która w myśl ustawy o bibliotekach […] Art.22 poz. 2. Biblioteki pedagogiczne prowadzą działalność służącą potrzebom oświaty i wychowania, w tym kształcenia i doskonalenia kadry pedagogicznej5 jest bardzo trudne i wymaga nie tylko umiejętności pedagogicznych, ale przede wszystkim menedżerskich. Dlatego też od kierownika biblioteki oczekuje się dobrego przygotowania, profesjonalizmu oraz wysokich kwalifikacji w zakresie nie tylko kierowania, ale również sprawnego zarządzania placówką.
Z. Jasiński określa pojęcie „zarządzanie pracą” […] jako działalność kierownicza odniesiona do procesów pracy. Ma ona z jednej strony stworzyć warunki do realizacji zadań (zachowań) na oczekiwanym poziomie i określonym czasie (cele wytwórcze), stworzyć właściwe propozycje w procesie pracy, dobrać, rozmieścić i zespolić w nim ludzi, tak zaplanować ich działania, aby realizacja tego procesu była możliwa przy najmniejszych nakładach środków rzeczowych i pracy (...) (cele ekonomiczne), z drugiej strony zaspokoić oczekiwania pracowników (cele społeczne).”6
Kierowanie i zarządzanie jest […] działalnością złożoną i odpowiedzialną, wymagającą dobrego przygotowania teoretycznego, wielu umiejętności, taktu i zdolności przewidywania skutków podjętych decyzji, zainicjowanych zmian.7
Kierowanie i zarządzanie jest sztuką realizowania celów, wizji za pośrednictwem innych ludzi, umiejętnością planowania, organizowania, motywowania oraz kontrolowania swojej pracy, jak i działalności innych ludzi zmierzających do określonego, wspólnego celu. Planowanie jest pierwszym etapem zarządzania. Planowanie to postawienie sobie i pracownikom celu, zadania i dążenie do jego realizacji. W planowaniu nie może zabraknąć sposobów i terminów realizacji celu i zadania oraz osób odpowiedzialnych za ich wykonanie. Jednym z priorytetów w mojej placówce jest wizja biblioteki cyfrowej, z wykorzystaniem Internetu w pracy własnej i bibliotecznej, promowanie biblioteki w środowisku lokalnymi i Internecie (strona www, logo biblioteki). Możliwe to będzie, w stworzymy Centrum Informacji Medialnej. Zostały wyznaczone cele przyszłego Centrum, zadania, sposoby i terminy realizacji. Następną umiejętnością w planowaniu jest organizowanie, które polega na doprowadzeniu do realizacji planów, celów, wizji poprzez przydział zadań, zapewnienie niezbędnych narzędzi, pozyskanie środków finansowych, aby biblioteka mogła zrealizować swoje zamierzenia. Wracając do mojej wizji, było to przygotowanie lokalu do prawidłowego funkcjonowania w nowych warunkach. Wymagało to wielu przygotowań związanych z prawidłowym funkcjonowaniem Centrum. Do osiągnięcia wyznaczonych celów i zadań potrzebna jest umiejętność motywowania. Istotą motywowania jest przekonanie pracowników do lepszej, wydajniejszej pracy, zachęta do działania zgodnego z wolą kierującego. Można to osiągnąć poprzez pochwały, służenie radą, udzielanie pomocy. Biorąc pod uwagę wcześniej przedstawione zamierzenie motywacja pracowników była ogromna, mimo ogromu prac, które zostały wykonane. Natomiast kontrolowanie jest ciągłym sprawdzaniem realizacji wizji, celu, porównywanie osiągniętego wyniku z wyznaczonymi do realizacji zamierzeniami, wykrywaniem błędów i podejmowaniem działań korygujących. Kontrola wyników pracy jest warunkiem sprawnego funkcjonowania biblioteki. Kontrola w przedstawionym problemie polegać będzie na sprawdzeniu, czy zamierzone cele i zadania Centrum są wykonalne, będziemy wyszukiwać błędy i je korygować.
Można powiedzieć, że współczesny menedżer bibliotekarstwa powinien umiejętnie budować przyszłość biblioteki w korelacji ze środowiskiem lokalnym. Aby tego dokonać musi dysponować odpowiednimi umiejętnościami kierowniczymi. Studiując literaturę z tej dziedziny mogę stwierdzić, iż wielu autorów wyróżnia trzy podstawowe umiejętności. Są nimi:
umiejętności techniczne – to takie, które są niezbędne do wykonywania pracy, do sprawnego funkcjonowania biblioteki pod względem administracyjnym i gospodarczym. W tym miejscu należy również wymienić umiejętności techniczne, które podaje Lechosław Gawrecki […] profesjonalne posługiwanie się prawem, prowadzenie działalności gospodarczej, promowanie walorów własnej placówki i jej osiągnięć, właściwej prezentacji własnej osoby.8
umiejętności interpersonalne – należą do nich zdolności nawiązywania kontaktów zarówno z osobami, jak i grupami osób, rozumienia i motywowania ich. Menedżer powinien umieć […] kierować zespołem pracowników, traktować indywidualne potrzeby pracowników, kształtować atmosferę stymulującą innowacyjne postawy nauczycieli, współdziałając z władzami oświatowymi i samorządowymi, nawiązywać kontakty i współpracę z lokalnym środowiskiem (instytucje i osoby).9
umiejętności koncepcyjne – […] diagnozowanie pracy szkoły jako całości oraz poszczególnych jej elementów, tworzenie i realizacja autorskiej koncepcji bieżącej działalności szkoły, tworzenie perspektywicznej wizji rozwoju placówki.10 Menedżer powinien umieć przewidywać, podejmować działania strategiczne na przyszłość, tworzyć wizję rozwoju swojej placówki.
Biblioteka filialna nie może równać się z dużą biblioteka nadrzędną czy uniwersytecką, jest ona miniaturą biblioteki macierzystej, dysponując zbiorami z różnych dziedzin wiedzy oczywiście w ograniczonej liczbie i wyborze. Jest biblioteką uniwersalną, nastawioną na zaspokojenie różnorodnych potrzeb środowiska, w którym działa.
W bibliotece, w której pracuję, nie ma podziałów organizacyjnych, poza wyznaczeniem jednej osoby na stanowisko kierownika. W tej sytuacji ważna jest właściwa organizacja pracy. Trzeba właściwie rozplanować czynności do wykonania, dzieląc je między pracowników. Trudność polega na tym, że wiele czynności trzeba czasami wykonywać równocześnie, inne w krótszym wymiarze czasu, zatem każda wolna chwila musi być racjonalnie wykorzystana. W naszym zespole pracownicy mają możliwość przejawiania własnej inicjatywy. Jako kierownik placówki staram się pobudzać inicjatywy pracowników, liczę się z ich zdaniem. Staram się stwarzać dobre warunki do dwustronnej komunikacji. Zachęcam swoich pracowników do wspólnego podejmowania decyzji dotyczących celów placówki i środków doprowadzających do ich osiągnięcia.
Decyzje polegają na wyborze jednego, z co najmniej kilku wariantów postępowania. Podejmowane w ten sposób są zazwyczaj trafne. Odpowiedzialność za podjęte decyzje spada jednak na mnie. Nie brakuje mi też stanowczości, tak przy wydawaniu poleceń jak i ich egzekwowaniu.
Dzięki takim posunięciom czuję się pewniej wykonując swoją pracę. Zawdzięczam to otwartej komunikacji w zespole. Stosunki w naszym zespole oparte są na szacunku, życzliwości i zaufaniu. Skłaniam się bardziej do stylu kierowania i zarządzania, który w literaturze przedmiotu autorzy nazywają demokratycznym.
Proces zarządzania jest działalnością bardzo złożoną, zależną od wielu czynników i zachodzący w różnym otoczeniu, że nie można mu przypisać konkretnego wzorca, czy też wzoru dobrego menedżera bibliotekarza. Ta różnorodność skłania do poszukiwania własnych rozwiązań, które powinny być oparte na ogólnych zasadach nauki o organizacji i zarządzaniu, dopasowaniu do otoczenia, w którym podejmujemy proces zarządzania, uwzględniając nasze życiowe doświadczenie i umiejętności. Brak jest także uniwersalnych wskazówek, zasad, które gwarantowałyby skuteczność zarządzania. Właśnie to skłoniło mnie do próby przedstawienia wzoru menedżera biblioteki, który powinien:
- być lojalny, inspirować i kontaktować się z pracownikami,
- być twórczy, optować za innowacjami i zachęcać do tego pracowników,
- interesować się kwalifikacjami pracowników i pomagać przy ich podnoszeniu,
- systematycznie sprawdzać, czy pracownicy właściwie wykonują polecenia,
- starać się zrozumieć intencje pracowników i podejmowane przez nich decyzje,
- stawiać potrzeby pracowników ponad swoje własne,
- umieć decydować i wybierać szybko najwłaściwszy wariant decyzji bez jałowych dyskusji,
- słuchać, co mówią pracownicy, nie lekceważyć ich opinii i sugestii,
- skłaniać pracowników do maksymalnych wysiłków, jednak bez przesadnych nacisków,
- interesować się ich osobistymi problemami, stawiając na pierwszym miejscu ich pracę w bibliotece,
- być "reformowalnym", elastycznym i podążać z duchem czasu,
- zabiegać o szacunek podwładnych i podnosić swój autorytet.
Przyszły menedżer biblioteki pedagogicznej powinien być osobą samodzielną, przedsiębiorczą, świadomą własnych atutów i umiejącą współpracować z innymi. Powinien być jednostką twórczą, dynamiczną, myślącą pozytywnie i umiejącą radzić sobie z rozwiązywaniem różnorodnych problemów. Powinien być dobrze zorganizowany i zdyscyplinowany. W swych działaniach zawodowych powinien umieć jasno stawiać cele, i dążyć do ich realizacji.
[1] Bibliotekarstwo. Wyd.2, uzupełnione i rozszerzone. Pod red. Zbigniewa Żmigrodzkiego. Warszawa: SBP, 1998, ISBN 83-87629-09-X, s.43
[2] http://portalwiedzy.onet.pl/127948,haslo.html [dostęp 24 kwietnia 2006 r.]
[3] http://portalwiedzy.onet.pl/szukaj.html?S=mened%BFer&tr=all&x=0&y=0 [dostęp 24 kwietnia 2006 r.]
[4] Gawrecki Lechosław. Techniki pracy menedżera oświaty czyli jak powinien działać profesjonalny dyrektor szkoły. Poznań, eMPi2, 1997, ISBN 83-86421-83-5 s.13
[5] USTAWA z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach.(Dz. U. Nr 85, poz. 539)
[6] Plewka, Czesław. Jak skutecznie zarządzać współczesną szkołą. W: Vademecum menedżera oświaty. Red. Cz. Plewka; Henryk Bednarczyk. Radom: Instytut Technologii Eksploatacji, 2000, ISBN 83-7204-126-1, s. 416
[7] Plewka Czesław. Rola i zadania dyrektora współczesnej szkoły. W: Vademecum menedżera oświaty. Red. Cz. Plewka, Henryk Bednarczyk. Radom: Instytut Technologii Eksploatacji, 2000, ISBN 83-7204-126-1, s. 55.
[8] Gawrecki, Lechosław. Techniki pracy menedżera oświaty czyli jak powinien działać profesjonalny dyrektor szkoły. Poznań, eMPi2, 1997, ISBN 83-86421-83-5 s.17
[9] Tamże s.18
[10] Tamże s.19-20
Elżbieta Ostrowska
Centrum Edukacji Nauczycieli
Biblioteka Pedagogiczna
w Koszalinie
Filia nr 2 w Drawsku Pomorskim
Bibliografia
1. Bibliotekarstwo. Wyd.2, uzupełnione i rozszerzone. Pod red. Zbigniewa Żmigrodzkiego. Warszawa: SBP, 1998, ISBN 83-87629-09-X
2. Gawrecki Lechosław. Techniki pracy menedżera oświaty czyli jak powinien działać profesjonalny dyrektor szkoły. Poznań, eMPi2, 1997, ISBN 83-86421-83-5
3. http://portalwiedzy.onet.pl/127948,haslo.html [dostęp 24 kwietnia 2006 r.]
4. http://portalwiedzy.onet.pl/szukaj.html?S=mened%BFer&tr=all&x=0&y=0 [dostęp 24 kwietnia 2006 r.]
5. Plewka, Czesław. Jak skutecznie zarządzać współczesną szkołą. W: Vademecum menedżera oświaty. Red. Czesław Plewka; Henryk Bednarczyk. Radom: Instytut Technologii Eksploatacji, 2000, ISBN 83-7204-126-1
6. Plewka, Czesław. Skuteczne zarządzanie współczesną szkołą. Szczecin: Centrum Doradztwa i Doskonalenia Nauczycieli, 2005, ISBN 83-89882-65-5
7. USTAWA z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach.(Dz. U. Nr 85, poz. 539)
8. Vademecum menedżera oświaty. Red. Cz. Plewka, Henryk Bednarczyk. Radom: Instytut Technologii Eksploatacji, 2000, ISBN 83-7204-126-1
9. Wojciechowski, Jacek. Bibliotekarstwo: kontynuacje i zmiany. Wyd. 2 Kraków: Wydawnictwo Uniwersytetu Jagiellońskiego, 2001, ISBN 83-233-1439-X.